Излагается, на мой взгляд, достаточный набор стандартов для нормального обмена документами с филиальной сетью

Начнем с обмена информацией. Рассмотрим, в частности, электронную почту. обычно по электронке отправляются всевозможные отчеты, служебки и прочие жизненно важные документы. Такой документооборот достаточно легко стандартизируются. Во-первых имена всех прикрепленных файлов должны быть на латинице и сообщать о том, что в этом файле, кроме этого иметь префикс соответствующий филиалу. Например одна компания имела два филиала в г. Орёл., были префиксы - был порядок, в документообороте. Или например, ваши филиалы юр.лица и работают по агентскому договору с головной компанией. В отчете агента положено к документу, перевыставляющему расходы "Принципалу" прилагать копию исходного первичного документа, заверенного надлежащим образом "Агентом". Весь смысл в этом: "надлежащим образом", наше законодательство очень чётко определяет всю процедуру заверения копии, и делает это в нескольких законодательных актах (ваши юристы должны знать каких) Но послать филиалу - агенту выдержки из этих законов, это все равно что послать их нецензурно далеко и надолго. Мне довелось их проработать, после чего написал свой регламент на человеческом языке (достаточно формальном), который проверила и согласовала юридическая служба.

Набор аббревиатур филиалов в латинице и кириллице. Латиница для названий пересылаемых файлов, кириллица для определения принадлежности документа филиалу и тем электронных писем

Регион                 латинская                    русская

Новосибирск            NS                               НС

Ростов-на-Дону         RD                               РД

Волгоград                 VG                               ВГ

Набор аббревиатур документов для имен файлов

документ                                                латинская 

служебная запискам                                   SZ

отчёт о движении денежных средств             DDS

Правило образования имен файлов:

<name_doc>_<doc_number>_<name_filial>_<ддммгггг> 

<name_doc> - аббревиатура вида документа, например, SZ

<name_filial> - аббревиатура наименования филиала, например, VG

<doc_number> - номер документа если есть

<ддммгггг> - дата документа, число месяца две цифры, номер месяца две цифры, год 4 цифры

пример: имя файла содержащего Служебную записку № 25 от 12.12.2010 из волгоградского филиала будет выглядеть следующим образом: sz_25_vg_12122010.doc или файл с отчетом о движении денежных средств из Новосибирска за 15 сентября 2009 г. назовем так: dds_ns_15092009.xls

если нуден период ставьте его, всё что вашей душе угодно, только старайтесь создавать не очень громоздкие имена файлов.

в той инструкции, что составлялась мной для филиалов было более развернутое объяснение и то составляли имена файлов, как придется, до моих устных разъяснений.

и в качестве примера правила заверения копий документов