Начнем с оформления, встречают ведь всегда по одежке...
Любой документ имеет обязательные реквизиты, так и служебка. Вот, на мой взгляд обязательные реквизиты служебной записки: № номер, дата, от кого, кому, копия, тема. Если вы филиал, то номер стоит писать с префиксом вашего филиала, если в компании нет установленных префиксов или аббревиатур для филиалов заведите это сами, если не вели нумерацию служебок, начните с сегодняшнего дня, и через, максимум, три месяца, все филиалы будут делать также, как вы. Потому, что это удобно и это экономит время. Вот например, "шапка" служебки из Орловского филиала.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № ОР-15
дата: 12.07.2010 г.
от Кого: Макарова В.И.
Кому: Сафонову А.Н.
Копия: Черкссову А.И.
Тема: Приобретение легкового автомобиля для нужд филиала.
Подача информации и структура Служебной записки
Суть вашей потребности должна быть изложена в теме служебной записки и в первом или первых двух предложениях служебной записки. На этом в служебке можно было бы поставить точку и подпись, но нет требуется объяснить какую пользу бизнесу компании и какую выгоду её собственникам принесет положительное решение Вашего вопроса. Других смыслов у текста, сопровождающего вашу просьбу нет и быть не может. Если Вы что-то просите для удобства своей работы и именно это ставите во главу угла, забудьте о своей просьбе. В этой жизни только есть только два неудобно: Штаны через голову одевать и на потолке спать - одеяло спадает. Душевный комфорт и душевное равновесие руководителя играет решающую роль в успехе деятельности возглавляемой им организации. Но если вы филиал и вам для душевного равновесия нужны ещё два компьютера и еще один принтер с большей производительностью. Надо писать о том, что это позволит обслужить большее количество клиентов и вы прогнозируете благодаря этому незначительному приобретению прирост выручки на 7%, что в рублях составит 350 000 руб. ежемесячно, а сумма приобретения оборудования 50 000 руб. Будьте уверены на 90% ваша епросьба будет удовлетворена. Но помните одну простую вещь Все ваши доводы и аргументы должны быть измеримыми и легко проверяемыми. В вашем ЦО сидят умные ребята, а если еще такие же занудные, как ваш покорный слуга. Камня на камне не останется от Ваших аргументов. Что делать? В приведенном выше примере вы должны четко себе представлять насколько больше и какой работы в единицу времени ваш филиал сможет сделать после приобретения требуемого оборудования и сколько времени высвободится на обслуживание действующих и привлечение новых клиентов. Сколько клиентов дополнительно вы обслужите и и сколько выручки прирастет благодаря этому. Вы всегда можете оценить размер клиента (объём продаж клиенту). Не бойтесь делать эти прогнозы, суть прогноза в том, что он никогда не сбывается, как только он становится известен другим. Потому, что участники действа узнав прогноз, меняют свое поведение, что бы получить побольше выгоды от прогнозируемого хода событий. Ни один прогноз такого ещё не выдерживал.
Таким образом, Ваша задача найти и обосновать коммерческую выгоду компании в случае удовлетворения вашей просьбы. Найдите тот язык на котором Вашу служебку воспримут адекватно. Один из языков это язык денег и язык цифр.
Чем выше ранг руководителя, тем более чутко он реагирует "на деньги", т.е. на возможности заработать прибыль для Компании или о возможных потерях денег, упоминаемых в служебной записке.
Вот короткий пример. Известно, что первичная документация должна быть оформлена надлежащим образом, в данном случае речь идет об оформлении накладной торг-12. Доказательством того, что вы передали товар покупателю является подпись, расшифровка подписи, должность и печать организации, если накладную подписало лицо имеющее право действовать без доверенности от имени покупателя либо к накладной должна быть приложена доверенность. Причем, подписать накладную должно лицо, указанное в доверенности, хотя в жизни бывает по-всякому. При посещении филиалов мне всегда удается найти время, что бы посмотреть состояние оформления первичных документов. Достаточно много накладных, по которым товар был отгружен, но еще не был оплачен не были оформлены, или отсутствовала подпись, или подписи в накладной и доверенности не совпадали. Из арбитражной практики известно, что подпись без печати на накладной является доказательством отгрузки, а печать без подписи нет. И окажись покупатель недобросовестным, доказать в суде, что была отгрузка не представляется возможным. А на том рынке, где работает компания безнадежная дебиторка на уровне 10% считается нормой. Я написал пару служебок руководству, включая акционеров, о том, что первичные документы криво оформлены. И это не имело действия. Ситуация была серьезная и мне удалось найти тот самый нужный язык денег в цифровом выражении. Приехав в филиал, в заранее подготовленном реестре накладных филиала (из 1С) отметил номера, всех неоформленных накладных и особо отметил, те, что были ещё не оплачены. Результат: Общая дебиторская задолженность филиала 8 000 000 руб. из нее не оформлены документы на 6 500 000 руб. Есть риск потерять эти деньги в случае недобросовестности покупателя. Эти два предложения были первыми в служебной записке, а дальше была лирика - мои предложения, как всё исправить и изменить так, что бы это не повторялось. Эта служебка произвела эффект разорвавшейся бомбы со всеми вытекающими... А ведь и раньше я об этом сообщал, но не тем языком поэтому и не было это воспринято как проблема. Если даже половину этой цифры умножить на 20 филиалов мало не покажется. Ищите язык на котором будете услышаны!!!