Три шага к правильному созданию обособленного подразделения
Лектор семинара: Е. В. Позднякова


О том, как важно вовремя зарегистрировать обособленное подразделение, говорят результаты налоговых проверок. Штрафы за опоздание бывают очень крупными. К примеру, одна компания Краснодарского края была оштрафована на 385 776 рублей за то, что ее филиал работал без постановки на налоговый учет более трех месяцев. И судьи согласились с решением инспекторов, обязав компанию выплатить штраф, - постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 14 декабря 2006 г. № Ф08-6348/2006-2639А. Поэтому задача бухгалтера - четко определить момент создания обособленного подразделения и в течение месяца поставить его на учет. Перечень действий, которые при этом нужно совершить, мы предлагаем в конспекте семинара.


ШАГ 1. Определите, что вы открываете

Прежде чем регистрировать подразделение, важно понять, что же именно вы открыли. Существует три варианта. Можно создать филиал, представительство или просто обособленное подразделение, которое не является ни филиалом, ни представительством. Рассмотрим, чем они отличаются и какие внутренние документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

1. Филиал

Итак, понятие филиала дано в статье 55 Гражданского кодекса РФ. В ней сказано, что филиалом считается территориально обособленное подразделение, которое выполняет функции организации полностью или частично.

Если вы открываете филиал, то потребуется внести соответствующие изменения в устав организации. Кроме того, нужно разработать и утвердить положение о филиале, а также наделить филиал имуществом. Все эти условия также прописаны в статье 55 Гражданского кодекса РФ.

- Елена Витальевна, у меня вопрос. Нужно ли в положении о филиале прописывать, каким именно имуществом наделять? Например, стулья, столы, компьютеры?

- Нет, достаточно просто указать, что филиал наделяется имуществом. Расписывать подробно не нужно.

- А передавать филиалу можно только собственное имущество компании?

- Нет, вы можете заключить договор аренды, например, помещения, оборудования. И соответственно, передать арендованное имущество.

Хочу обратить ваше внимание на то, что филиалы не являются самостоятельными юридическими лицами. Руководитель филиала назначается организацией и действует на основании доверенности. Чтобы подтвердить его полномочия, одних лишь указаний в учредительных документах и положении о филиале недостаточно* (Пункт 20 постановления Пленума Верховного суда РФ № 6 и Пленума ВАС РФ № 8 от 1 июля 1996 г). Поэтому доверенность нужно обязательно оформить.

Кроме того, имейте в виду, что филиал не имеет права заключать договоры от своего имени. Ответственность по обязательствам несет юридическое лицо, то есть организация* (Статья 56 Гражданского кодекса РФ).

Поэтому договор заключается от имени организации. Например, можно писать, что договор заключен с «...ООО «Руза» в лице директора филиала № 1, действующего на основании доверенности № 7 от 1 сентября 2007 года...». При этом в любом документе должны сначала стоять реквизиты организации, а затем уже филиала.

Филиал может быть выделен на баланс и иметь свой расчетный счет в банке.

- А у филиала может быть своя печать?

- Может. Но печать должна содержать сведения и об организации, и о филиале.

- А у нас такая проблема. Договор заключен от имени организации, и счет выставляют на организацию. Но по счету-то платим мы, филиал. А оснований для платежа, получается, нет. Как быть?

- На счете можно указать, что плательщик - филиал. Договоритесь об этом с поставщиком.

Обратите внимание, что в акционерном обществе решение о создании филиала принимает совет директоров* (Подпункт 14 пункта 1 статьи 65 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Если у вас ООО, то филиал создается по решению общего собрания учредителей. Причем «за» должны проголосовать не менее двух третей от общего числа участников общества. Такова норма пункта 1 статьи 5 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Таким образом, если вы открываете филиал, то необходимо оформить следующие внутренние документы. Это решение о создании филиала; положение о филиале; приказ о назначении руководителя филиала; доверенность, которая подтвердит его правомочия. Кроме того, должны быть внесены и зарегистрированы изменения в учредительных документах.

2. Представительство

Представительство - это территориально обособленное подразделение, которое в свою очередь представляет интересы организации и осуществляет их защиту. Так сказано в пункте 1 статьи 55 Гражданского кодекса РФ. Представительство обладает теми же признаками, что и филиал. То есть не является юридическим лицом, наделяется имуществом и действует на основании положения. Сведения о представительстве должны быть указаны в учредительных документах. Руководитель представительства, так же как и филиала, назначается головным офисом.

- Елена Витальевна, правильно я поняла, что представительство не ведет хозяйственную деятельность?

- Да, в отличие от филиала, представительство не вправе вести финансово-хозяйственную деятельность как таковую. Ведь его главная задача - представительские функции. Все хозяйственные операции представительства, как правило, сводятся к осуществлению представительских расходов. Поэтому, в отличие от филиала, представительство обычно не имеет отдельного баланса и расчетного счета.

Что касается внутренних документов, которыми оформляется создание представительства, то они такие же, как для филиала.

3. Обособленное подразделение, которое не является ни филиалом, ни представительством

Если филиал и представительство - это понятия гражданского законодательства, то обособленное подразделение - термин исключительно налоговый. Поэтому, прежде всего, давайте уточним, что же именно он обозначает. Для этого обратимся к пункту 2 статьи 11 Налогового кодекса РФ. Там сказано, что так называется любое территориально обособленное от организации подразделение, по местонахождению которого оборудованы стационарные рабочие места более чем на месяц. Причем не имеет значения, отражено ли его создание в учредительных документах или иных организационно-распорядительных документах организации или нет. Также не имеет значения, какими полномочиями наделено подразделение.

Как видите, обособленное подразделение - это достаточно широкое понятие. И филиал, например, в любом случае является обособленным подразделением. А вот обособленное подразделение - это совсем не обязательно филиал. То же самое можно сказать и о представительстве. Таким образом, возможна ситуация - и она на самом деле самая распространенная, - когда вы не открыли ни филиал, ни представительство, но обособленное подразделение у вас возникло. И бывает так, что бухгалтер об этом даже не подозревает.

В том числе и по причине того, что к оформлению обособленного подразделения гражданское законодательство не предъявляет каких-либо специальных требований. Не нужно ни вносить изменения в учредительные документы организации, ни разрабатывать положение о подразделении. Создание новой структуры оформляется только приказом руководителя.

И еще такой момент. Филиал, как правило, выделяется на отдельный баланс, и ему открывается расчетный счет. Если вы этого делать не собираетесь, тогда подумайте, имеет ли смысл регистрировать именно филиал. На мой взгляд, вполне достаточно оформить обычное обособленное подразделение. Во всяком случае, трудозатрат будет меньше.

ШАГ 2. Известите инспекцию о создании подразделения

Итак, вы открыли обособленное подразделение. Не важно, в форме филиала, представительства или обычного структурного подразделения. Дальше об открытии подразделения ставите в известность свою налоговую инспекцию. Обратите внимание: именно ту инспекцию, в которой зарегистрирован ваш головной офис по своему местонахождению. На информирование инспекции отводится месяц. Такова норма подпункта 3 пункта 2 статьи 23 Налогового кодекса РФ. Сообщить об открытии подразделения нужно письменно. Налоговики рекомендуют заполнять заявление по форме № С-09-03 «Сообщение о создании обособленного подразделения». Она утверждена приказом ФНС России от 9 ноября 2006 г. № САЭ-3-09/778@.

ШАГ 3. Зарегистрируйте подразделение

По правилам, нужно не только сообщить в свою инспекцию об открытии обособленного подразделения, но и зарегистрировать его. И по общему правилу, регистрация уже проходит в той инспекции, к которой относится подразделение. Таково требование пункта 1 статьи 83 Налогового кодекса РФ. И вот здесь возникает множество нюансов в зависимости от того, как далеко головная фирма и подразделение находятся друг от друга.

Первый случай - вы открыли подразделение в другом городе или регионе. Тогда регистрировать его нужно обязательно. По правилам, налоговая инспекция головной фирмы должна сама переслать документы о регистрации подразделения в инспекцию по его местонахождению. Но, как признаются сами налоговики, иногда такая процедура затягивается, документы могут и потеряться. Поэтому, возможно, лучше самостоятельно отнести документы в инспекцию по местонахождению филиала. Обязательно обсудите этот вопрос с работниками ИФНС, как лучше поступить.

Теперь рассмотрим другой вариант: обособленное подразделение открыто в вашем же городе, но на территории другой налоговой инспекции. В общем случае оно также ставится на учет* (Письмо Минфина России от 16 февраля 2005 г. № 03-06-05-04/35).

Однако здесь нужно принять еще во внимание норму пункта 4 статьи 83 Налогового кодекса РФ, которая действует с 1 января 2007 года. Она гласит, что если несколько подразделений создано в одном муниципальном образовании, но на территориях, которые курируют разные налоговые инспекции, то вставать на учет в каждой инспекции не нужно. Достаточно выбрать одну.

- Елена Витальевна, а что такое муниципальное образование?

- Вот это самый непростой вопрос. Давайте обратимся к пункту 1 статьи 2 Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Там сказано, что муниципальное образование - это городское или сельское поселение, муниципальный район, городской округ либо внутригородская территория города федерального значения. То есть для городов, имеющих районы и округа, именно они и будут являться муниципальным образованием. Если город небольшой, без районов, то он сам по себе единое муниципальное образование.

- То есть если на территории одного муниципального округа есть несколько инспекций и у нас подразделения на их территории, то мы можем регистрировать их только в одной инспекции?

- Да, именно так. Если же у вас подразделения в разных районах или округах города, то все их нужно регистрировать, поскольку они находятся в разных муниципальных образованиях.

И последний вариант - когда подразделение и головной офис находятся на территории, подведомственной одной налоговой инспекции. В этом случае вы подразделение не регистрируете. Поскольку в налоговой инспекции уже зарегистрирован головной офис. Повторно вставать на учет в ту же инспекцию налогоплательщик не обязан. Так разъяснили судьи в пункте 39 постановления Пленума ВАС РФ от 28 февраля 2001 г. № 5. И это соответствует сейчас нормам кодекса.


РЕКОМЕНДАЦИЯ ЛЕКТОРА. Как регистрировать подразделения в Москве
Москва отличается тем, что в одном муниципальном образовании (округе) может быть расположено несколько налоговых инспекций. Соответственно, возможна ситуация, когда фирма открывает подразделения в одном округе, но на территориях, подведомственных разным инспекциям. Управление ФНС России по г. Москве в письме от 9 июня 2007 г. № 14-06/054880@ разъяснило, что компания может сама выбрать для постановки на учет инспекцию по местонахождению одного из своих обособленных подразделений. Вставать на учет в каждой ИФНС по местонахождению каждого из филиалов и отчитываться во всех инспекциях не нужно.
Алгоритм действий при этом должен быть следующим. Во-первых, вы выбираете, в какую инспекцию встать на учет по нескольким новым подразделениям, которые открыты в одном муниципальном образовании. Во-вторых, составляете уведомление в выборе инспекции в произвольной форме. В нем нужно перечислить все подразделения, которые имеются в виду. По каждому подразделению приложить сообщение о его создании по форме № С-09-3, а также дополнительные сведения. Обратите внимание: весь пакет документов вы подаете в инспекцию по местонахождению головной организации. Ваша инспекция внесет сведения о подразделениях в Единый госреестр налогоплательщиков. А затем перешлет документы вместе с сопроводительным письмом в налоговую, которую вы выбрали. В свою очередь эта инспекция зарегистрирует обособленные подразделения, присвоит им КПП и направит вам уведомление о постановке на учет вашей организации по местонахождению этих подразделений.

- Елена Витальевна, я работаю бухгалтером в охранном предприятии. Мы выставляем посты охраны на объектах, которые расположены на территории клиентов. Возникает ли в подобных случаях обособленное подразделение?

- Чиновники считают, что возникает. При этом они ссылаются на статью 209 Трудового кодекса РФ. В ней сказано, что рабочее место - это место, где сотрудник должен находиться в рабочее время или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой. А главное, что оно прямо или косвенно контролируется работодателем. На это указывает Минфин России в письме от 2 июня 2005 г. № 03-02-07/1-132.

Однако такая точка зрения спорна. Ведь организация не сама создает рабочие места для сотрудников. Их создает контрагент. Значит, обособленных подразделений нет. Так считают судьи, например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 14 июня 2005 г. № А65-29434/2004-СА2-9. Ну а как поступить, решать вам. Если вы не готовы спорить с налоговиками, то лучше зарегистрировать обособленные подразделения. Аналогичная ситуация и с длительными командировками сотрудников на предприятия клиентов.

СРОКИ

Особое внимание хочу обратить на то, с какого момента отсчитывать срок для регистрации. В пункте 4 статьи 83 Налогового кодекса РФ сказано, что заявление о постановке на учет нужно подать в течение одного месяца со дня создания подразделения.

Что именно считать датой создания обособленного подразделения? Законодательство четкого ответа не дает. И налоговики этим пользуются, чтобы лишний раз оштрафовать фирму.

Зачастую они делают вывод, что подразделение создано тогда, когда принято решение о его создании, например оформлен протокол собрания учредителей или приказ руководителя. Но такая точка зрения ошибочна. И это подтверждается арбитражной практикой. В качестве примера могу привести постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13 февраля 2007 г. № Ф04-210/2007(31193-А81-3). Судьи указали, что срок для регистрации нужно считать не с момента принятия решения о создании обособленного подразделения, а с момента оборудования стационарного рабочего места. Такую дату можно подтвердить приказом руководителя о начале деятельности подразделения.

Другой пример. Если обособленное подразделение находится в арендованном помещении, налоговики обычно считают днем его создания дату договора аренды. Разумеется, в определенных случаях точкой отсчета вполне может стать договор аренды. Но в то же время это не безусловное доказательство. Такого мнения придерживаются и судьи, к примеру, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 15 июля 2005 г. № А56-48067/04. Смотрите сами. Предположим, фирма сначала заключила трудовой договор с сотрудником, а затем только подписала договор аренды помещения. Тогда берете дату договора аренды, поскольку до него у вас еще не было организовано рабочее место. Если сначала был заключен договор аренды, а потом трудовой договор, то моментом создания филиала правильнее считать дату трудового договора. То есть в каждом случае нужно подходить индивидуально. А точку отсчета срока для регистрации подразделения нужно связывать непосредственно с созданием рабочего места и началом работы.

ДОКУМЕНТЫ

Теперь о том, какие документы вам понадобятся, чтобы зарегистрировать обособленное подразделение. Прежде всего, нужно заполнить заявление по форме № 1-2-Учет. Оно утверждено приказом ФНС России от 1 декабря 2006 г. № САЭ-3-09/826@ «Об утверждении форм документов, используемых при постановке на учет и снятии с учета российских организаций и физических лиц».

К заявлению прикладываете нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет организации по ее местонахождению. Кроме того, потребуются документы, подтверждающие создание обособленного подразделения. К примеру, если вы регистрируете филиал, вам нужно подготовить:

- копии учредительных документов, в которых содержатся сведения о филиале;

- копию положения о филиале;

- приказ о его создании;

- выписку из ЕГРЮЛ о внесении в реестр данных о создании филиала;

- сопроводительное письмо. В нем нужно указать, будет ли филиал исполнять обязанности организации по уплате налогов, данные руководителя и главного бухгалтера, контактные телефоны, реквизиты банковских счетов.

Документы вы подаете в инспекцию по местонахождению обособленного подразделения.

- Елена Витальевна, вот вы говорили о двух процедурах - информировании своей инспекции о создании подразделения и о его регистрации по местонахождению. И вот у нас подразделение находится в том же районе, что и головная фирма, регистрировать его не нужно. Обязанность информировать в этом случае сохраняется?

- В инспекцию нужно сообщать обо всех новых обособленных подразделениях без исключения. В противном случае вас могут оштрафовать по пункту 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ. Штраф небольшой - 50 рублей за каждый непредставленный доку мент.

- Скажите, а кто должен подписывать заявление о постановке на учет - руководитель организации или филиала?

- Заявление подписывает должностное лицо, которое имеет право действовать от имени организации без доверенности. Так сказано в пункте 6 Рекомендаций по заполнению заявления, утвержденных приказом № САЭ-3-09/826@. Обычно это руководитель организации.


КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ.Что грозит компании за нарушение сроков регистрации
Если организация нарушит срок постановки на налоговый учет обособленного подразделения, она будет оштрафована по статье 116 Налогового кодекса РФ. При этом если она опоздает с регистрацией не более чем на 90 календарных дней, то штраф составит 5 тысяч рублей. Если организация подаст заявление о постановке на учет более чем на 90 календарных дней позже положенного срока, то ей будет начислен штраф 10 000 рублей. За нарушение сроков регистрации также грозят штрафные санкции руководителю и главному бухгалтеру. Размер штрафа - от 500 до 1000 рублей по статье 15.3 КоАП РФ.
Кроме штрафа за опоздание с регистрацией, организацию оштрафуют за ведение деятельности без постановки на учет по статье 117 Налогового кодекса РФ. Штраф составит 10 процентов от доходов, полученных за время, пока обособленное подразделение не было зарегистрировано. Причем минимальный размер санкций - 20 000 рублей. Если подразделение работало без постановки на учет более 90 дней, то штраф - 20 процентов от доходов, но не менее 40 000 рублей. А должностных лиц - руководителя и главного бухгалтера - оштрафуют по статье 15.3 КоАП на сумму от 2000 до 3000 рублей.